بنابرین محاکم و ادارات و مراجع دولتی و غیر دولتی نمی توانند اسناد مذبور را بپذیرند و برای اسناد مذبور ارزش و اعتبار قانونی قایل شده و آن اسناد را منشاء و موجد حق و دارای آثار حقوقی صحیح بشناسند و به آن ها ترتیب اثر دهند، و به عبارتی به عنوان دلیل قابل ارائه در مراجع رسمی نمی‌باشند.[۷۵] به همین دلیل است که هیات عمومی دیوان عدالت اداری در رسیدگی به اعلام تعارض آرای صادره از شعب ۷ و ۹ و ۱۱ هیات تجدید نظر دیوان عدالت اداری به موجب رأی شماره ۱۶۶- ۲۸/۷/۷۵ در رابطه با عدم اعتبار اسناد عادی راجع به نقل و انتقال اراضی و املاک ثبت شده چنین نظر داده است:
«نظر به اینکه پذیرش اسناد عادی مبنی بر نقل و انتقال اراضی و املاک ثبت شده بدون تنفیذ و تأیید آن ها توسط مراجع قانونی صلاحیت دار به شرح ماده ۴۸ ق.ث جواز قانونی ندارد بنابرین دادنامه شماره ۲۳۹-۱۳/۳/۷۵ شعبه نهم و دادنامه شماره ۹۳۱-۲۹/۱۰/۷۳ شعبه یازدهم که متضمن این معنی می‌باشد موافق قانون تشخیص می‌گردد…»
بدین ترتیب، بر اساس مقررات فوق ثبت اسناد مربوط به کلیه عقود و معاملات اعم از قطعی و رهنی و صلح حقوق و هبه و واگذاری حق انتفاع و غیره راجع به عین یا منافع املاک ثبت شده یا نشده در دفتر املاک، اجباری می‌باشد و اشخاص مکلف هستند این گونه اسناد را مطابق مقررات جاری کشور در دفاتر اسناد رسمی و اداره ثبت اسناد و املاک به ثبت برسانند. در غیر این صورت طبق ماده ۴۸ ق.ث اسناد مذکور در هیچ یک از محاکم و ادارات پذیرفته نبوده و قابل استناد نمی باشند
بند سوم-مقایسه سند عادی و رسمی ( از جهت اثباتی) :[۷۶]
به موجب ماده ۴۶ قانون ثبت،معاملات راجع به عین یا منافع املاک ثبت شده و به موجب ماده ۴۷ قانون ثبت ، عمل ثبت معاملات راجع به عین یا منافع املاک ثبت نشده ، اجباری اعلام شده است .ضمانت اجرای عدم ثبت این معاملات در ماده ۴۸ قانون ثبت به نحو صریحی مشخص شده است وآن عدم پذیرش سندی است که مطابق مواد ۴۶ و ۴۷ ق.ث باید به ثبت میرسیده ولی ثبت نشده است. حکم مربوط به عدم پذیرش سندعادی به نحو مقرر در ماده ۴۸ قانون ثبت ،در مقام اثبات معامله است .در مقام ثبوت این معامله به هیچ عنوان تعرضی به وقوع معامله ندارد .یعنی اساسا” بحث انعقاد عقد مطرح نیست بلکه بحث مربوط به اثبات معامله ایست که واقع شده است که عقدبیع راجع به املاک موضوع مواد ۴۶ و ۴۷ قانون ثبت ،نیز در مقام ثبوت به صرف ایجاب و قبول واقع می شود اما به موجب ماده ۴۸ قانون ثبت ،در مقام اثبات،سند عادی برای اثبات پذیرفته نخواهد شد
مطابق مواد ۱۲۸۴ ,۱۲۸۵ و ۱۲۸۶ قانون مدنی هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد با شد ( به استثناء شهادت نامه) عنوان سند دارد که تنظیم آن به صورت رسمی یا عادی است و از نظر قضایی چنانچه طرفی که سند عادی علیه او اقامه شده است انتساب آن را از منتسب الیه تصدیق نماید و یا در دادگاه اصالت آن از جهت انتساب مهر و امضاء آن به طرف دیگر به اثبات برسد سند مذکور واجد اعتبار سند رسمی گردیده و نسبت به طرفین دعوی و وراث و قائم مقام آن ها معتبر خواهد بود ( ماده ۱۲۹۱ ق م). با تعمق در مقررات اشعاری این نتیجه حاصل می شود که تفاوت سند عادی و رسمی ناظر به قدرت اثباتی آن ها بوده و چنانچه اصالت و انتساب نوشته عادی به طرف مقابل یا نویسنده مسلم باشد از نظر اثباتی نسبت به متداعیین تفاوتی ندارند
اگردر جریان دادرسی و استنباط قضایی و کشف واقع و تشخیص حق از باطل تفاوتی بین سند رسمی و عادی وجود نداشته و سند عادی که اصالت و انتساب آن به صادر کننده مسلم باشد تفاوتی با سند رسمی نداشته و فقط در زمان درخواست تامین خواسته چنانچه ضرورت تامین خواسته از نظر قضایی احراز گردد سند رسمی که بدهی یا موضوع تعهد طرف مقابل به صورت منجز در آن قید شده باشد بدون تودیع خسارت احتمالی و یا اثبات در معرض تضییع و تفریط بودن خواسته, مورد پذیرش دادگاه قرار خواهد گرفت. تفاوت اساسی سند رسمی با سند عادی در تاریخ آن ها است که تاریخ سند رسمی حتی بر علیه اشخاص ثالث نیز واجد اعتبار است. در صورتی که اعتبار تاریخ سند عادی محدود به تنظیم کنندگان آن و ورثه آن ها و یا کسی است که به نفع او وصیت شده است ( ماده ۱۳۰۵ قانون مدنی).
بند چهارم-تشریفاتی یا رضائی بودن تنظیم سندرسمی
با نگاهی به مقررات قانون ثبت و بررسی نتایج ان، اشکار می شود که اهداف وضع این مقررات، ایجاد نظم حقوقی در روابط مالی و معاملاتی اشخاص در حد امکان و رفع ابهام دفع منشاء کشمکش و تنگ کردن هر چه بیشتر زمینه ی بروز دعاوی و مشاجرات و نیز فراهم ساختن شرایط اشراف و کنترل قوای حاکمه نسبت به اموال و معاملات و امکان تصمیم گیری و برنامه ریزی های ضروری برای اداره کشور بوده است. [۷۷]
استاد ناصر کاتوزیان بیع املاک را در زمره عقود تشریفاتی دانسته[۷۸] و معتقدند که بایستی بین املاکی که هنوز به ثبت نرسیده و وزارت دادگستری، به استناد ماده( ۴۸ ق.ث) تنظیم سند رسمی را در انتقال ضروری دانسته با املاک ثبت شده تفاوت قائل شد. ایشان بیان می دارند که در مورد گروه نخست، یعنی املاک ثبت نشده چون ضمانت اجرای تنظیم سند رسمی و ثبت در دفتر املاک تنها این است که سند عادی در دادگاه پذیرفته نشود ( ماده ۴٨ ) باید پذیرفت که تشریفات ثبت برای اثبات عقد است نه وقوع آن. بنابرین، اگر خوانده به وقوع بیع اقرار کند، دادگاه باید ان را به عنوان دلیل بپذیرد. بر عکس، در مورد املاک ثبت شده، چون ماده ٢٢ قانون ثبت صراحت دارد که:
دولت فقط کسی را که ملک مذبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده مالک خواهد شناخت. وقوع بیع بستگی به تشریفات ثبت دارد در مورد این گونه املاک، تمیز مالک جنبه نوعی و کلی پیدا کرده‌است و نمی توان کسی را در برابر خوانده ی دعوی مالک و در برابر دیگران غاصب دانست.
ایشان برای اثبات نظر خویش دلایلی به شرح زیر اورده اند:
١- استناد به ماده ٢٢ ق.ث و تفسیر ان:
به این صورت که حکم ماده فوق عام تر از مسئله انتقال و ناظر به مالکیت این گونه املاک است. ولی، بخشی از ان که مربوط به انتقال ملک است به خوبی دلالت دارد که انتقال باید در دفتر اسناد رسمی واقع شود. زیرا، تنها از این راه است که می توان به ثبت بیع در دفتر املاک دست یافت.
به بیان دیگر، ثبت در دفتر رسمی مقدمه امر واجبی است ( ثبت در دفتر املاک ) که به تابعیت از ان واجب است.
٢- لحن مواد ٢٢ و ۴۶ ق.ث اسناد و املاک نشان می‌دهد که وظیفه سردفتر به ثبت معامله واقع شده محدود نمی شود. سندی ثبت می شود که در حضور سردفتر و بر پایه اعلام ایجاب و قبول طرفین قرارداد تنظیم شده باشد. به همین جهت خریدار و فروشنده باید هنگام ثبت ( وقوع انتقال ) اهلیت داشته باشند ( ماده ۵٧ ق.ث ) و تمام مندرجات اسناد رسمی ( ارکان وقوع معامله ) ، به دلیل تحقق ان ها نزد مامور رسمی برای دو طرف و دیگران انکار ناپذیر است، پس باید پذیرفت که سند بیع همان است که در دفتر تنظیم می شود و سبب انتقال قرار می‌گیرد، به ویژه که سردفتر نیز طبق ماده ۴٨ ق.ث از پذیرفتن سند عادی انتقال ممنوع است.
