۲-۲-۱۲٫ تفاوت ارتباط سازمانی با انواع دیگر ارتباط
۱٫ ارتباط سازمانی وظیفه‌مدار است؛ سازمان‌ها، مجموعه های هدف‌مدار هستند؛ که فعالیت‌های آن ها در جهت تحقق اهداف فردی و سازمانی، هماهنگ شده‌اند.
۲٫ روابط سازمانی متأثر از ساختار سازمانی است؛ الگوهای هماهنگی رفتار در سازمان‌ها، موجب ایجاد ساختار‌ها می‌شود؛ به گونه‌ای که بعضی سلسله مراتبی بوده و برخی هم این‌گونه نیستند. این ساختار سازمانی که موجب شده، سازمان‌ها به عنوان سیستم‌های ساختارمند شناخته شوند، بر ارتباط سازمانی اثر گذاشته و می‌تواند مانع یا موجب تسهیل ارتباط گردد.
۳٫ ارتباط سازمانی هم در مرزهای سازمانی و هم فراتر از آن اتفاق می‌افتد و در واقع نوعی کارکرد فرامرزی هم دارد(میلر، ۱۳۷۷، ۲۹-۳۰).
۲-۲-۱۳٫ انگیزه و فایده ارتباط سازمانی
همه انواع سازمان‌ها ممکن است به عنوان مجموعه‌ای از تشکل‌های هدف‌دار در نظر گرفته شوند؛ که افراد در آن ها به‌دلایل متعددی با یکدیگر ارتباط دارند، اما انگیزه اصلی مشارکت، این است که اهداف سازمانی و شخصی به‌واسطه عملکرد جداگانه افراد به‌آسانی قابل حصول نیستند؛ اما می‌توان به وسیله عملکرد گروهی به آن ها جامه‌ی عمل پوشاند؛ بنابرین ارتباط در سازمان‌ها می‌تواند عامل دست‌یابی به اهداف سازمانی به‌شمار رود و در واقع به‌واسطه این فرایند اساسی است که مبادله اطلاعات در سازمان صورت گرفته و سازمان توانمندی لازم برای بهره‌گیری از اطلاعات و تحقق اهداف خود را می‌یابد.
ارتباط مؤثر در یک سازمان موجب بالا رفتن تراز بهره‌وری، رضامندی کارکنان، بالا رفتن انگیزه کار مفید و کاهش تضادهای ناشی از فقدان نظام ارتباطی، خواهد شد(فرهنگی، ۱۳۸۶، ۹ و هامیلتون، ۱۳۷۵، ۱۱).
۲-۲-۱۴٫ انواع ارتباطات در سازمان دارای ساختار رسمی
در یک سازمان دارای ساختار رسمی، فرایند ارتباطات را می‌توان این‌گونه تقسیم‌بندی کرد:
۱٫ ارتباطات رسمی؛ برخی از کانال‌های ارتباطی، مجاری ارتباطی هستند؛ که به طور رسمی به وسیله مدیران و دیگر افراد ذی‌نفع طراحی و اجرا می‌شوند. چنین کانال‌هایی برای ایجاد جریان‌های اطلاعاتی به‌سمت پائین، افقی و بالا طراحی شده‌اند. وجود این کانال‌ها برای مرتب کردن و هماهنگی فعالیت‌های افراد در پست‌های مختلف آن ساختار ضروری است.
۲٫ ارتباطات غیررسمی؛ بسیاری از افراد سازمان، ارتباطات خود را تنها به کانال‌های رسمی تعیین‌شده، محدود نمی‌کنند؛ بلکه بیشتر از آنچه که در کانال‌های رسمی مقرر شده، تمایل به برقراری ارتباط با همکارانشان دارند. چنین تمایلاتی که منجر به ظهور کانال‌های ارتباطی مختلفی می‌شود، کانال‌های ارتباطی غیر رسمی نامیده می‌شود.
این کانال‌ها در سازمان‌ها به انگیزه های مختلفی نظیر ارضای نیازهای شخصی مثل نیاز به رابطه با دیگران، رفع یک‌نواختی کار و کسب اطلاعات مرتبط با کار، مورد استفاده قرار می‌گیرند(فرهنگی و همکاران، ۱۳۸۶، ۵۹-۵۷).
۲-۲-۱۵٫ فرایندهای ارتباطات سازمانی
۱٫ فرایندهای جامعه‌پذیری؛ در هر سازمانی فرایندهای ادراکی و رفتاری گوناگونی صورت می‌گیرد؛ که از طریق آن ها افراد به‌سازمان می‌پیوندند و با آن یکی شده و در آن می‌مانند. یکی از این فرایندها جامعه‌پذیری است که سازمان‌ها سعی می‌کنند؛ از طریق فرایندهای رسمی و غیررسمی جامعه پذیری بر انطباق افراد تأثیر بگذارند و فرد را جزئی از سازمان کرده و ارزش‌ها و هنجارهای سازمان خود را به وی منتقل نمایند.
۲٫ فرایندهای کنترل عملکرد؛ یکی از مهمترین نقش‌های ارتباط در سازمان‌ها، هماهنگی و کنترل رفتارهایی است که منجر به تحقق اهداف فردی و سازمانی می‌شود. سازمان‌ها با بهره‌گیری از فرایندهای ارتباطی گوناگونی به نظارت و کنترل عملکرد و رفتارهای زیردستان خود پرداخته و از این طریق بازخور مداومی را در ارتباط با پیشرفت کلّی هدف تعیین می‌نمایند.
۳٫ فرایندهای تصمیم‌گیری؛ یکی از فرایندهائی که در محدوده ارتباطات سازمانی قرار می‌گیرد، فرایند تصمیم‌گیری است که به عنوان یکی از مهمترین فعالیت سازمان‌ها به‌شمار می‌رود و سازمان‌ها با بهره‌گیری از مدل‌های مختلفی به این مهم اقدام می‌کنند، که در این اقدام، فرایندهای ارتباط گروهی نقش اساسی دارند.
۴٫ فرایندهای مدیریت تعارض؛ در سازمان‌ها از طریق ارتباط میان اعضای سازمان، تعارضاتی به وجود می‌آید که در نتیجه آن ها، اعضای سازمان، سعی می‌کنند از طریق یکسری فرایند ارتباطی، به‌مدیریت تعارض پرداخته و در وضع آن بکوشند.
۵٫ فرایندهای ارتباط خارجی؛ در هر سازمان، یکسری فرایندهای ارتباطی وجود دارد که چند سازمان را با یکدیگر و نیز سازمان را با محیطش مرتبط می‌کند. این دسته از فرایندها، فرایندهای ارتباط خارجی به‌شمار می‌روند.
۶٫ فرایندهای تکنولوژی؛ یکی از فرایندهای ارتباطی که در سازمان‌ها وجود دارد، فرایندهای تکنولوژیکی است؛ که با تغییرات تکنولوژی در عرصه ارتباطات در سازمان‌ها رقم خورده است.
۷٫ فرایندهای مدیریت تنوع؛ محیط‌های کاری امروز، تنوع‌های فراوانی را به‌خود گرفته است، که این امر، خود تحول در سازمان‌ها را ایجاب کرده و راهبردهایی را برای توسعه و مدیریت یک سازمان متنوع فرهنگی، به دنبال داشته است(میلر، ۱۳۷۷، ۲۹۷-۱۶۰).
۲-۲-۱۶٫ سبک‌‌های ارتباطی در سازمان
۱٫ سبک کنترلی؛ در این سبک، که سبکی یک‌طرفه به‌شمار می‌رود، فردی که عامل ارتباطی است و ارتباط
برقرار می‌کند، به اقدامات و تفکرات خاص افراد دیگر، در رابطه با خودش، جهت خاصی می‌دهد و آن ها را محدود می‌کند. در این سبک، ارتباط گر هدایت‌گر است و هدفش هدایت دیگران است.
۲٫ سبک برابری یا تساوی؛ سبک تساوی یک سبک ارتباطی دو طرفه است؛ که در آن، فرستنده و گیرنده، هردو از یکدیگر تأثیر و تأثر می‌پذیرند و مدیران و طرف‌های ارتباطی، سعی در ترغیب دیگران برای ارائه نظراتشان را دارند.
۳٫ سبک ساختاری؛ ماهیت ارتباطات در این سبک عمدتاًً عینی است و احساسات قوی و پررنگ، به ندرت در این سبک ارتباطی در سازمان دیده می‌شود. در این سبک، محیط به سمت نظام‌مند کردن سازمان سوق داده می‌شود.
۴٫ سبک پویا؛ این سبک، با هدف مواجهه سریع و بی‌وقفه با مسائل به نوعی کاملاً عمل‌گرا و پراگماتیک، از سوی طرف ارتباطی دنبال می‌شود و بحث از برنامه ها و استراتژی‌های آینده را به دنبال ندارد.
۵٫ سبک تفویضی؛ در این سبک، مدیر یا رئیس، مسئولیت خود را به زیردستان واگذار می‌کند و نقش حمایت‌گری به‌خود گرفته و ترجیح می‌دهد تا بیشتر از جانب دیگران یاری شود و به نظرات دیگران اهمیت دهد.
۶٫ سبک اجتناب؛ در این سبک، از فرایند ارتباطات دوری می‌شود و تمایلی به تأثیر و تأثّر از دیگران وجود ندارد و بیشتر، از یک رویکرد مستقل، به‌جای مشارکتی و تعاملی در تصمیم‌گیری‌ها استفاده می‌شود(فرهنگی و همکاران، ۱۳۸۶، ۸۱-۷۳).
۲-۲-۱۷٫ روابط بین سازمانی
سازمان‌ها برای بقاء در محیط، اغلب روابط مداومی را با سایر سازمان‌ها برقرار می‌کنند. “الیور”، شش
اقتضای مهم مؤثر بر شکل‌گیری روابط بین سازمانی را این‌گونه بیان کرده‌است:
