اگرچه قانون ثبت تعریفی از سند رسمی ارائه نداده است ولی به طور کلی با استنباط به مواد قانون ثبت می توان گفت که سند رسمی از نظر قانون ثبت سندی است که مطابق قوانین در دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد یا پس از انجام عملیات مقدماتی ثبت ملک در دفتر املاک ثبت شده و سند مالکیت مطابق ثبت دفتر املاک داده می شود.
بنابرین دایره شمول سند رسمی از نظر قانون ثبت محدودتر از سند رسمی از نظر قانون مدنی است. به عبارتی سند رسمی از نظر قانون ثبت اخص است از سند رسمی در قانون مدنی، چرا که هر سندی که از نظر قانون ثبت رسمی باشد از نظر قانون مدنی نیز رسمی است و این را ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی تصریح نموده است: «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی تنظیم شده باشد رسمی است» ولی ممکن است سندی از نظر قانون مدنی سند رسمی باشد اما از نظر قانون ثبت، سند رسمی به آن گفته نشود، مانند شناسنامه که توسط مأمور صلاحیت دار ثبت احوال پس از طی تشریفات و مقررات قانونی صادر شده است.
پس در عرف ثبتی و قانون ثبت سندی رسمی است که مطابق قانون در یکی از دفاتر اسناد رسمی ثبت شده باشد یا پس از طی مراحل و مقدمات قانونی در دفتر املاک به ثبت رسیده باشد.
۱۵-۲ آثار اسناد رسمی در قانون ثبت
قانون گذار در مقابل رعایت تشریفات و مقرراتی که باید در تنظیم سند رعایت شود، اعتبار مخصوصی به آن اسناد داده است که اسناد عادی فاقد آن می‌باشد و مادام که خلاف آن اسناد ثابت نشده باشد معتبر شناخته می‌شوند؛ چرا که برای تأمین نظم اجتماعی در کشور باید اعتماد عمومی نسبت به آن اسناد جلب شود.
۱) معتبر بودن محتویات و مندرجات سند رسمی
برابر ماده ۷۰ اصلاحی قانون ثبت «سندیکه مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرجه در آن معتبر خواهد بود، مگر اینکه مجعولیت آن سند ثابت شود. »
سند رسمی که تشریفات را طی کرده و ثبت دفتر املاک شد ، دولت دارنده سند مالکیت را به رسمیت خواهد شناخت. منظور از محتویات سند عبارات و امضاهائی می‌باشد که در سند نوشته شده است و از امور مادی است و منظور از مندرجات سند مفاد عباراتی است که در سند قید شده است و از امور معنوی است و معتبر ندانستن مندرجات سند به نحوی از انجاء توسط مأمورین قضائی یا اداری موجب انصال موقت از شش ماه تا یک سال می‌باشد. (همان ماده) و این را می توان ضمانت اجرای اسناد رسمی شمرد.
لازم به ذکر است که ماده ۱۳۰۵ قانون مدنی، تاریخ تنظیم سند رسمی را بر علیه شخص ثالث معتبر می‌داند همچنین دعوی که مخالف با مفاد و مندرجات سند رسمی باشد به شهادت قابل اثبات نمی باشد. ( م. ۱۳۰۹ ق . م.)
۲) حدود اعتبار اسناد رسمی
اسناد دارای اعتبار یک سانی نیستند و از لحاظ موضوع متفاوت می‌باشند، اصولاً هر نوشته ای علیه کسی که آن را امضاء کرده‌است و همچنین قائم مقام قانونی وی معتبر است، اما برخی اسناد رسمی نظر به مصالح اجتماعی نه تنها نسبت به طرفین و قائم مقام قانونی آن ها معتبر است، بلکه نسبت به اشخاص ثالث نیز دارای اعتبار کامل می‌باشد. ماده ۷۲ قانون اصلاحی ثبت اشعار می‌دارد : در کلیه معاملات راجع به اموال غیرمنقوله که بر طبق مقررات راجع به ثبت املاک ثبت شده است نسبت به طرفین معامله و قائم مقام قانونی آن ها و اشخاص ثالث دارای اعتبار کامل و رسمیت خواهد بود. »
اعتبار معاملات مذبور پس از ثبت در دفتر املاک نسبت به اشخاص ثالث مبتنی بر اصلی است که ماده ۲۲ قانون ثبت تأسيس کرده و آن مالکیت کسی است که ملک مطابق قانون به نام او در دفتر املاک ثبت گردیده و یا کسی را که ملک مذبور به او منتقل و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده است. بنابرین معامله راجع به ملک غیرمنقول ثبت شده، مادام که در دفتر املاک ثبت نشده است، نسبت به اشخاص ثالث معتبر نخواهد بود و اعتبار آن منحصر به طرفین معامله و قائم مقام آن ها می‌باشد. [۲۰]
نگارنده با نظر فوق موافق نسیم زیرا اگر ملک غیرمنقولی ثبت شده باشد (یعنی مشمول ماده ۲۲ قانون ثبت باشد) و ملک به غیر انتقال یافته باشد و این انتقال در دفتر املاک بنا به دلایلی از قبیل سهل انگاری متصدی دفتر املاک ثبت نشده باشد، نباید نسبت به اشخاص ثالث معتبر باشد ؟! و چنانچه این انتقال در دفتر املاک ثبت شده ولی به امضاء رئیس ثبت یا مسئول دفتر املاک نرسیده باشد آیا این انتقال نزد شخص ثالث معتر نخواهد بود؟
به نظر می‌رسد وقتی ملکی سابقه ثبتی در دفتر املاک داشته باشد ولی پس از انتقال به دلایلی فوق ثبت نشده باشد نیز باید در نزد اشخاص ثالث معتبر باشند به عبارتی نزد اشخاص ثالث نیز دارای اعتبار می‌باشند.
۳) قدرت اجرایی اسناد رسمی
سندی که قانون ثبت به آن سند رسمی می‌گوید بدون حکم دادگاه قابل اجراء است و اگر اختلاف یا اشکال یا اشتباهی در تنظیم آن باشد حسب مورد در اداره کل امور اسناد سازمان ثبت یا در هیئت نظارت و شورای عالی ثبت مطرح می شود و چنانچه هر یک از مأمورین دولت اعم از قضات و کارمندان دولت از اعتبار دادن به اسناد ثبت شده استنکاف نمایند در محکمه انتظامی یا اداری به مجازات اداری محکوم خواهند شد و چنانچه از محل آن ها به صاحبان سند خسارتی وارد آید به میزان خسارات وارده نیز محکوم خواهند شد. (م . ۷۳ قانون اصلاحی ثبت. )
ماده ۹۲ ق.ث. مدلول کلیه اسناد رسمی راجع به دیون و سایر اموال منقول بدون احتیاج حکمی از محاکم عدلیه لازم الاجراء است؛ مگر در مورد تسلیم عین منقولی که شخص ثالثی متصرف و مدعی مالکیت آن باشد. ماده ۹۳ ق.ث. نیز اشعار می‌دارد ؛ کلیه اسناد رسمی راجع به معاملات املاک ثبت شده مستقلاً و بدون مراجعه به محاکم لازم الاجراء است.
با بهره گرفتن از مواد مذکور ، فقط در مورد اسناد رسمی می توان اجرائیه صادر نمود که در آن سند رسمی شده باشد، در غیر این صورت قابل صدور اجرائیه نخواهد بود.
یادآوری: صدور اجرائیه به جز اسناد رسمی که تعهدی در آن سند رسمی شده و نیز در مورد مهریه و تعهداتی که ضمن ثبت ازدواج و طلاق رجوع شده نسبت به منقول و سایر تعهدات مواردی دیگر نیز قابل صدور اجرائیه می‌باشند (از قبیل چکهای صادره، قبوض اقساطی، که خارج مورد بحث ما می‌باشند.)
تبصره: سند رسمی (ثبت شده) از چنان اعتباری برخوردار است که بدون حکم دادگاه لازم الاجراء است و در مرحله دادرسی نیز دارای این مزیت است که بدون تودیع خسارت احتمالی به درخواست خواهان دادگاه مکلف به صدور قرار تامین خواسته می‌باشد. ماده ۱۱۰ قانون آئین دادرسی مدنی می‌گوید : در دعاوی که مستند آن ها … همچنین در مورد دعاوی مستند به اسناد رسمی … خوانده نمی تواند برای تأمین خواسته خسارت احتمالی خود تقاضای تامین نماید.»
در مورد طلب یا مال مورد معین که هنوز مؤعد آن نرسیده است در صورتی که حق مستند به سند رسمی و در معرض تضییع یا تفریط باشد می توان درخواست تأمین نمود. (م. ۱۱۴ . آ.د.م)
از دیگر امتیازات اسناد لازم الاجراء می توان به عدم شمول مرور زمان اشاره کرد و اینکه صدور اجرائیه در هر زمان امکان پذیر می‌باشد.
ب) تعریف سند عادی و اقسام آن
