در این آئین نامه، شورای عالی سردفتران فرانسه در این مورد مأموریت یافت که نسخه اصلی سند رسمی را در مرکز الکترونیکی شورای عالی، ایجاد و کنترل نماید. همچنین مأموریت یافته است که شبکه پردازش و انتقال اطلاعات را بپذیرد. در این متن امکان صدور رونوشت مصدق کاغذی از سند رسمی الکترونیک و برعکس، امکان صدور رونوشت‌های الکترونیکی از اسناد رسمی کاغذی، پیش‌بینی شده است. این آئین نامه در اول فوریه ۲۰۰۶ به اجرا درآمد؛ تاریخی که اسناد محضری توانستند بر زمینه الکترونیک ایجاد شوند.
به طور خلاصه نوآوری‌های عمده این آئین نامه عبارتند از:
-
- قوه‌مقننه به شورای عالی سردفتران فرانسه مأموریت مضاعفی را محول ساخت که طی آن، این شورا موظف به مطالعه و پذیرش شبکه پردازش و انتقال اطلاعات[۱۱۸] و نیز ایجاد و کنترل مرکزی تحت عنوان «مینوته سانترال» شد که در آنجا سند الکترونیکی باید به محض ایجاد، ثبت شود[۱۱۹] و دسترسی به این سند در انحصار کامل سردفتر امانت‌گذار باشد (در اینجا منظور از انحصار کامل، عدم دسترسی سردفتران به اسناد یکدیگر است لذا در این مرکز اصل محرمانه بودن اسناد رعایت شده است) البته باید بررسی کنیم که با ایجاد نسخه اصلی در مرکز، و جابجایی‌هایی که به واسطه نگهداری سند مکرراً توجیه می‌گردد، هرگز ماهیت اصلی سند از بین نمی رود.
-
- به کمک ابزار و فرایند امضای مطمئن، سند باید توسط سردفتر به امضاء رسد[۱۲۰]. در این مورد، مطابق با تجویزهای آئین نامه شماره ۲۷۲ ـ ۲۰۰۱ مورخ ۳۰ مارس ۲۰۰۱ در اجرای ماده ۴ ـ ۱۳۱۶ قانون مدنی، کارت رئال[۱۲۱]، باید مورد شناسایی قرار گیرد. امضای طرفین و تمامی مداخله‌کنندگان در سند باید به گونه‌ای در سند انجام شود که تصویر مرئی و روشن آن در آنجا (روی صفحه رایانه‌ای که سند در آن نمودار شده است)، پدیدار گردد. حکم مذبور در این مورد، عالماً و عامداً سیستم خاصی را تعریف نکرده است و این وظیفه مهم را به عهدۀ سازندگان نرم‌افزارهای نگارش اسناد گذاشته است تا راه حل های فنی مناسبی را پیشنهاد کنند که این راه حل ها بایستی به دلیل تحول فناوری، به طور مرتب تغییر یابند.
-
- این حکم، امکان امضای سند از راه دور را فراهم ساخت[۱۲۲]، بدین شکل که چهار سال قبل، در صدمین کنگرۀ سردفتران در پاریس، چگونگی و امضای این نوع سند به نمایش گذاشته شد، با شرطی بسیار واضح و تصریح به اینکه رضایت هر یک از طرفین سند توسط یک سردفتر اخذ شود: (سردفتری که در محضر او این امضاء انجام می‌شود). (در این سند از راه دور، که در صفحات آتی، آن را توضیح خواهیم داد، یکی از طرفین سند به عنوان مثال در شهر لیون و دیگری در شهر استراسبورگ هر کدام به یک دفتر اسناد رسمی در همان شهر مراجعه می‌کنند و تقاضای تنظیم سند واحدی را می‌کنند لذا به اجبار در امضای یک سند دو سردفتر لازم است،یکی سند را تنظیم و بامضای تقاضاکننده می رساند که این سردفتر کار اصلی را انجام می‌دهد و سردفتر دیگر در شهر دیگر امضای طرف مقابل را بر روی سندی که از سردفتر همکار ارسال نموده است اخذ می کند). بی شک نوآوری عمده و عظیم سند الکترونیکی این است که فاصله را از بین می‌برد و در عین حال حضور سردفتر را ضروری و اجتناب‌ناپذیر می‌سازد. سردفتری که به عنوان شاهدی ممتاز، حصول رضایت مشتری خود را در هر دو طرف زنجیره، مراعات می‌کند[۱۲۳].
-
-
- مطابق مادۀ ۲۲ این حکم، ضمیمه‌های یک سند الکترونیک، جزء لاینفک آن سند هستند و امضای سردفتر در پایان سند، برای ضمیمه‌ها نیز معتبر است[۱۲۴].
-
-
- در مواد ۲۳ و ۲۵، آمده است که: دفتر جاری سردفتر می‌تواند یا بر زمینه کاغذی باشد یا بر زمینه الکترونیکی. در مورد زمینه الکترونیکی، باید دفتر جاری توسط رئیس شورای عالی سردفتران یا نماینده وی امضاء الکترونیکی شود[۱۲۵].
-
- مادۀ ۳۰ این حکم، ایجاد یک پروندۀ ضمیمه را برای سند پیش‌بینی کرد که مطالب جانبی (مثل ایجاد کپی اجرایی یا تغییر رژیم اموال و غیره) در آن ثبت شود[۱۲۶].
- فصل‌های دوم و سوم این حکم، یک ابداع اساسی و بنیادی را در خود گنجانده‌اند. به موجب این دو فصل، قانون‌گذار به سران دفاتر اسناد رسمی اجازه می‌دهد که رونوشت‌هایی را از اسناد الکترونیکی، بر روی کاغذ صادر کنند و یا برعکس (رونوشت‌هایی از اسناد کاغذی را بر روی زمینۀ الکترونیکی صادر نمایند)، بدون اینکه رسمیت سند (به ویژه نیروی ذاتی سند) تحت تأثیر قرار گیرد. در اینجا می‌توانیم به خوبی دریابیم که انتقال الکترونیکی یک کپی اجرایی سند کاغذی، از لحاظ زمانی و جلوگیری از اتلاف وقت، چقدر به نفع طلبکار یا مأموران اجرایی است و صاحبان مشاغل قضایی، از همه این امکانات می‌توانند استفاده کنند. از سوی دیگر، مراجعان می‌توانند کپی رسمی سندی را که بر زمینه الکترونیکی امضاء شده است، دریافت کنند.
الف – اصول حاکم بر تنظیم سند محضری در حقوق فرانسه
مطابق قانون فرانسه ناظر به آئین نامه سال ۱۹۷۱ و تغییرات آن در ۱۰ اوت ۲۰۰۵، تنظیم و ایجاد سند محضری شامل سه بخش می‌باشد:
-
- اصول مشترک
-
- اصول اسناد تنظیمی بر زمینه الکترونیکی
- اصول اسناد تنظیمی بر زمینه کاغذی
این اصول شامل مقررات، در مورد بیان تاریخ و مکان است. سپس، همین اصول به سردفتر، داشتن داشتن مهر را تحمیل می‌کند. از جمله مقررات مشترک آن می توان به خوانایی سند، نوشته شدن توسط یک سردفتر، امضا شدن به وسیله طرفین و شهود و سردفتر می‌باشد. بنابرین برای هر نوع سند، این حکم، مقررات خاص خودش را دارد. سند یا بر کاغذ نوشته می شود و یا بر زمینه الکترونیک و مقررات خاص هرکدام هم ذکر شده است. شایان ذکر است که برای زمینه کاغذی، مواد جدید ۱۱ تا ۱۵ حکم سال ۱۹۷۱، از اصول اساسی مندرج در مواد ۷ تا ۹ قدیم استفاده می‌کند. این مقررات مربوط به کیفیت سند، شماره گذاری صفحات، ممنوعیت افزودن ارزش اوراق رسمی با زدن مهر مخصوص، الزام به پاراف و امضای هر برگ و زدن مهر مخصوص سردفتر (مهر پرسی) می‌باشد[۱۲۷].
